Ini Serius lho... !!!

Entah apa yang sebenarnya terjadi. Saya hanya bisa merasakan ada ketidaksinkronan dalam manajerial di sini. Ah, mungkin ini hanya perasaan saja ya... hehe... Tapi, kalau dilihat dari apa yang terjadi dalam keseharian dan beberapa kebijakan yang diambil saya kok merasakan ini masalahnya bukan cuma ciuuus tapi sudah serius.

Masalah seperti ini tidak bisa dibiarkan begitu saja tanpa penyelesaian. Harus ada pihak yang benar-benar konsen dalam hal ini. Saya secara pribadi barangkali hanya bisa menebak-nebak dan sedikit menyimpulkan dari beberapa curhatan, kejadian-kejadian sehari-hari dan kebijakan yang menyangkut kami sebagai pendidik dan tenaga kependidikan serta pihak-pihak yang berkaitan dengan itu. Ada beberapa konflik yang terjadi mengiringi semua itu.

Tentu untuk menyelesaikan konflik itu ada langkah-langkah yang harus diambil agar "caina herang laukna beunang", hehe... Apaan tuh? Maksudnya bagaimana caranya agar penyelesaian itu tidak menimbulkan masalah baru dan masalah utamanya bisa terselesaikan dengan baik dan elegan.

Nah, mari kita cermati! Hal pertama yang harus dilakukan adalah mencari akar masalahnya. Bagaimana cara mencari akar masalah? Berikut ini saya berikan contoh cara mencari akar masalah.

Teknik 5 Whys dalam mencari Akar Masalah

Setelah 1 minggu dinas luar pulau, pagi itu, Si Bos X marah-marah gara-gara ketika mencari office boy untuk minta dibuatkan kopi,  yang didapat, tidak hanya office boy tidak nongol karena cuti, melainkan  kopi di kantor ternyata juga habis. Ujung-ujungnya, seluruh staff kena amukan Bos X akibat imbas tak bisa menikmati kopi di pagi hari.

Cerita di atas hanya salah satu contoh, dimana dalam keseharian, lebih sering mendahulukan marah daripada memecahkan suatu masalah. Daripada cepet tua gara-gara keseringan marah, lebih baik kita cari akar masalah di atas dengan teknik 5 whys. Teknik ini sangat sederhana dalam mencari akal permasalahan, cukup memberikan pertanyaan “why” 5 kali pada setiap masalah atau fakta yang terjadi.

1. Fakta : Kopi habis
2. Why 1 : Mengapa sampai kehabisan kopi?

 Answer 1 : Karena office boy tidak membeli kopi.

3. Why 2 : Mengapa office boy sampai tidak membeli kopi?

 Answer 2 : Karena office boy ternyata sedang cuti

4. Why 3 : Mengapa office boy cuti?

 Answer 3 : Karena sudah tertera dalam daftar cuti

5. Why 4 : Mengapa office boy tertera dalam jadwal cuti

 Answer 4 : Karena setiap karyawan berhak cuti dlm periode

  tertentu

6. Why 5 : Mengapa setiap karyawan berhak cuti?

Answer 5 : Karena sudah ada dalam aturan perusahaan

Kesimpulan, kopi habis, akibat office boy cuti. jadi solusinya adalah mulai saat ini, office boy tidak berhak mendapat jatah cuti, agar kopi tidak sampai kehabisan.

Contoh di atas adalah penerapan teknik 5 whys, tetapi akar masalahnya masih salah, karena kesimpulan yang diperoleh tidak logis, sehingga solusi yang lahir juga tidak tepat. Kesalahan dalam menentukan akar masalah akan menghasilkan solusi yang menyesatkan. Bandingkan dengan yang di bawah ini.

1. Fakta : Kopi habis
2. Why 1 : Mengapa sampai kehabisan kopi?

  Answer 1 : Karena office boy cuti, shg tidak membeli kopi

3. Why 2 : Mengapa office boy cuti dan sampai tidak ada yg membeli kopi?

Answer 2 : Karena belum ada sistem checklist di pantry dan

           pengganti jika salah satu karyawan cuti

4. Why 3 : Mengapa sistem belum ada?

Answer 3 : Karena belum dibuat

5. Why 4 : Mengapa belum dibuat….dan seterusnya

Kesimpulan, kopi habis, akibat tidak ada yang membeli saat office boy cuti, sedangkan sistem checklist dan sistem penggantian personel saat cuti belum ada. Solusinya, harus dibuat sistem itu, sehingga dikemudian hari saat office boy cuti, sistem tetap berjalan secara otomatis, sehingga tidak sampai kehabisan kopi. (http://proyekita.com/2012/04/teknik-5-whys-dalam-mencari-akar-masalah/)