Diagram
Ishikawa sering juga disebut sebagai diagram “sebab-akibat” atau diagram
“tulang ikan”. Diagram ini adalah sebuah alat grafis yang digunakan untuk
mengeksplorasi dan menampilkan pendapat tentang komponen inti suatu kondisi di
dalam organisasi. Diagram ini juga dapat menyusuri sumber-sumber penyebab atas
suatu masalah. Orang yang pertama kali mengenalkannya adalah Kaoru Ishikawa,
seorang penemu alat-alat permesinan di tahun 1960-an. Walau terbilang lama,
teknik ini masih banyak digunakan oleh para pengambil keputusan hingga hari ini
karena kesederhanaan dan kepraktisannya.
Fungsi utama
dari diagram Ishikawa adalah untuk mendapatkan beberapa sumber kunci yang
memberikan kontribusi paling signifikan terhadap masalah yang sedang diperiksa.
Sumber-sumber ini kemudian dipilih untuk proses perbaikan. Diagram ini juga
menggambarkan hubungan antara berbagai faktor yang mungkin memengaruhi satu
dengan lainnya.
Gambar di
bawah adalah model diagram Ishikawa yang sederhana. Seperti diinformasikan di
awal, diagram ini sering juga disebut dengan beberapa nama seperti diagram
Ishikawa, diagram Cause-and-Effect, diagram Fishbone, dan Root Cause Analysis.
Konsep ini
memberikan acuan penyebab utama (tulang besar) yang bersumber dari “4M”, yaitu:
“materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”.
Walau dalam pengembangannya, kita bebas melakukan modifikasi sesuai dengan
masalah yang dihadapi. Barulah dari penyebab utama tadi kita pecah lagi menjadi
poin-poin spesifik (tulang kecil).
Kuncinya
adalah mendapatkan 3–6 kategori utama yang mencakup hal-hal yang berpengaruh
paling besar. Jika pemimpin ingin mendapatkan informasi dan ide-ide tambahan,
umumnya mereka melakukan brainstorming bersama tim yang berhubungan
langsung dengan permasalahan yang ingin dipecahkan. Ide-ide besar diletakkan di
“tulang besar” sedangkan ide spesifik diletakkan pada “tulang kecil”. Semakin
detail sebuah ide melihat sebuah permasalahan maka akan semakin baik. Kedalaman
maksimum “tulang” ini biasanya berkisar empat atau lima tingkat. Ketika gambar
sudah lengkap dengan merujuk pada semua kemungkinan, proses penggambaran
diagram ini bisa dianggap selesai.
Diagram
“Cause-and-Effect” ini dapat digunakan oleh individu ataupun tim. Jika
diterapkan kepada tim kerja, awalnya dimulai oleh pemimpin yang menggambarkan
permasalahan utama yang akan dibahas, lalu meminta bantuan tim kerja untuk
menentukan penyebab utama satu per satu dengan menggambarkannya di papan tulis
dalam bentuk tulang besar maupun kecil. Tim ikut terlibat dengan mengajukan
beberapa pertanyaan relevan dan signifikan, sambil terus mengeksplorasi semua
kemungkinan sampai dirasa seluruh gambar telah terisi cukup untuk melihat
secara menyeluruh dari semua sumbernya. Setelah gambar dianggap lengkap,
seluruh tim ikut terlibat untuk menemukan kemungkinan dari akar penyebab
masalah utama tersebut.
Diagram
Ishikawa sangat bermanfaat bagi organisasi yang telah menerapkan knowledge
management. Cukup dengan mengumpulkan ide-ide kelompok dalam suatu cara
yang sistematis sudah bisa memfasilitasi pemahaman dan menemukan diagnosis dari
sebuah masalah yang dihadapi sebuah organisasi.
Cara
Menerapkan Diagram Ishikawa
- Tuliskan sebuah masalah utama
yang ingin diteliti ke dalam kotak paling kanan.
- Seluruh anggota tim diajak
untuk mengemukakan dan menemukan semua sumber permasalahan yang nyata
maupun berpotensi muncul.
- Temukan penyebab-penyebab utama
untuk dimasukkan ke dalam “tulang besar” yang akan dipasangkan ke dalam
diagram. Seperti contoh di atas, “tulang besar” yang umum digunakan adalah
“materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”.
Hal ini sekali lagi tidaklah berlaku mutlak, silakan disesuaikan dengan
masalah yang ada.
- Bentuklah beberapa kelompok diskusi
yang jumlahnya sesuai dengan jumlah penyebab utama yang ditemukan pada
proses sebelumnya, karena nantinya setiap kelompok akan menyelidiki lebih
detail tiap penyebab utama tersebut. Idealnya, kelompok ini dibentuk
sesuai bidang yang berhubungan dengan penyebab utama tersebut. Contohnya,
untuk penyebab yang bersumber dari “mesin”, hendaknya dikupas oleh
kelompok yang anggotanya berasal dari divisi produksi ataupun maintenance.
- Tiap-tiap kelompok mulai
mencari faktor-faktor yang menjadi penyebab dari masalah utama dalam
bagiannya, dan nantinya akan diletakkan sebagai “tulang kecil”.
- Hal yang perlu diperhatikan
dalam diskusi ini adalah setiap variabel yang ditemukan haruslah spesifik,
terukur, dan dapat dikendalikan.
- Pada akhirnya tiap kelompok
mempresentasikan kepada keseluruhan tim atas hal-hal yang mereka dapatkan
dalam diskusi, dan setiap temuan mereka dimasukkan ke dalam gambar besar
dari semua kelompok sehingga terciptalah diagram Ishikawa yang utuh.
Hambatan-hambatan
yang mungkin muncul dari pemimpin maupun anggota tim adalah:
- tidak memiliki sikap terbuka
sehingga tidak mampu melihat permasalahan secara utuh atau menyangkal
adanya masalah dan tidak bisa menerima ide-ide baru;
- takut salah dan takut dianggap
tidak kompeten sehingga enggan untuk mengemukakan pendapat;
- terlalu emosional dan berpikir
subjektif sehingga tidak mampu melihat secara objektif atas sebuah
masalah;
- terlalu kaku dan serius selama
proses pemecahan masalah, hal ini dapat menghambat ide-ide “di luar kotak”
dan kreativitas muncul;
- terlalu mengejar penyebab
masalah yang bersumber dari faktor eksternal sehingga meletakkan tanggung
jawab pada orang lain maupun situasi di luar diri maupun di luar tim
kerja. Kondisi tersebut sangat tidak produktif, sehingga selama proses ini
tidak banyak solusi yang dapat dilahirkan darinya.
Kunci dalam
Menerapkan Diagram Ishikawa:
- belajarlah untuk membedakan
antara penyebab dan gejala. Fokuskan energi dalam mencari penyebab, jangan
terjebak dengan jawaban-jawaban yang berupa gejala;
- ide yang dimiliki jangan hanya
disimpan di benak pemimpin dan anggota saja, tuangkan ke dalam diagram
karena hal ini berpeluang memicu ide dan masukan dari anggota lainnya;
- diagram yang telah digambarkan
utuh jangan takut untuk di-review (dilihat kembali) dan di-refresh
(diperbarui) jika sudah tidak relevan;
- beri perhatian khusus pada
penyebab yang muncul berulang kali;
- review tiap kategori penyebab utama.
Prioritaskan pembenahan pada penyebab yang paling signifikan terlebih
dahulu;
- uji kemungkinan penyebab yang
paling signifikan tadi dengan data dan fakta pendukung lainnya.
Selamat
mencoba, karena hasil akhir yang berkualitas dimulai dengan implementasi
berkualitas (quality implementation/QI). (Kevin Wu)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar